Одеський облархів: як працює та як скористатися його послугами

У сучасному світі архіви відіграють величезну роль, вони допомагають пізнавати минуле і по крихтах вибудовувати картину того життя, яке, здавалося б, пішло назавжди. Будь-який архів — це не просто сховище старих документів, а тонка  ниточка між нами та нашими предками. Багатьом, особливо зараз, доводиться звертатися до архівів, і їхні співробітники роблять все, щоб допомогти нам. Про те, як працює сьогодні Державний архів Одеської області, ми поговорили з його директором, кандидатом наук з державного управління, доцентом Петром Лук’янчуком.

— Петро Хомич, архів для звичайної людини в якомусь сенсі містичний світ, де зберігається жива пам’ять. А що таке архів для фахівців?

— Архів – це місце, куди люди приходять, щоб знайти інформацію. Матеріали, знайдені в архівах, здебільшого унікальні. Вони можуть включати листи, щоденники, рукописи, фотографії, звукозаписи, фільми та артефакти. Саме завдяки архівам і архівістам, збереженими ними фактами, суспільство завжди матиме змогу пересвідчитися, як все було насправді. В архівах — наша мова, наше світосприйняття, наш спосіб мислення, наш уклад, наші цінності, наші проблеми і больові точки. Там відповіді на одвічні запитання: хто ми? Звідкіля? Чого прагнемо? Що нас чекає?

— Скільки сьогодні зберігається документів в Державному архіві?

— Наш архів — найбільший з обласних архівів України і третій за кількістю справ після Центральних історичних архівів у Києві та Львові. У ньому зберігається понад 13 тисяч фондів, у складі яких 2,2 мільйона справ за 1572-2022 роки. До речі, у 2016 році Державний архів став членом міжнародного об’єднання ІСАRUS the International Сеntrе for Агсhival Research та представником України у цій спільноті, яка включає 171 архівну установу від 33 країн світу.

— Які послуги надає Державний архів?

— Серед найбільш популярних послуг – пошук інформації про реєстрацію актів цивільного стану, яка потрібна при вступі у спадок, поданні документів для отримання громадянства. Також цю інформацію замовляють люди, які намагаються більше дізнатись про свій родовід. До нас звертаються у разі пошуку інформації для підтвердження трудового стажу або заробітної плати при оформленні пенсії. Бувають випадки звернення за ордерами на квартиру, але такі документи ми не зберігаємо. Без інформації про те, на підставі рішення якого органу видано ордер, та номера такого рішення знайти будь-яку інформацію для підтвердження права власності на нерухомість в архіві неможливо.

— Як працює Державний архів під час війни?

— В умовах повномасштабної війни росії проти України Державний архів не зупинив свою роботу. Колектив працює вище своїх можливостей, бо працівників зовсім мало. Вони встигають, крім архівної роботи, давати купу консультацій та роз’яснень. Також спеціалісти продовжують виконувати запити біографічного, генеалогічного, майнового та тематичного характеру. Ми продовжуємо надавати довідки соціально-правового характеру, особливо зараз, коли чимало людей втратили свої документи. За відомостями про свої села та власне коріння до нас приїздять не лише з усієї області, а й різних куточків України та світу, а дослідники поступово відкривають завісу того, що ще не відомо суспільству.

— Чи можна звертатися в Державний архів приватним особам і який порядок звернення?

— Будь-яка особа, фізична або юридична, у тому числі іноземці, можуть звернутися до архіву для отримання доступу до архівної інформації. Для цього необхідно ознайомитись із роз’ясненням з найбільш популярних питань на нашому сайті. Потім оформити запит, зразок якого також можна знайти на веб-сайті у розділі «Бланки запитів на витребування архівної інформації». Запити приймаються з власним або електронним підписом, бо у більшості випадків це платна послуга. З цінами на послуги можна ознайомитися на офіційному веб-сайті: archive.od.gov.ua в підрозділі «Регуляторні акти» розділу «Діяльність».

На жаль, більшість тих, хто звертається до Державного архіву не розуміє принципу зберігання документів Національного архівного фонду. Люди вважають, що за прізвищем особи і місцем її проживання спеціалісти можуть знайти будь-яку інформацію. Це не так. Пошук проводиться не за електронними базами даних, а «вручну» — доводиться перегортати сотні і тисячі сторінок, наприклад, метричних книг релігійних установ Одеської області. 

Безкоштовно здійснити пошук можна самостійно на веб-сайті в розділі «Електронний архів», який постійно поповнюється новими оцифрованими документами. Також можна скористатись читальними залами Державного архіву. Наразі в штатному режимі працює читальний зал на вулиці Пироговській. На жаль, через аварійність будівлі Державного архіву на вулиці Жуковського читальний зал тут працює обмежено, в основному для дослідників та науковців.

— Чи можуть одесити за допомогою архіву дізнатися щось про долю предків або простежити свій родовід?

— Так, це, звісно, можливо, але все ж необхідно мати базовий набір даних для пошуку. Без знання прізвища, імені, року та конкретного місця народження, вступу у шлюб, смерті знайти запис про реєстрацію акта цивільного стану особи або дані про батьків неможливо. У якості платної послуги ми також здійснюємо пошук інформації про реєстрацію актів цивільного стану за запитами фізичних та юридичних осіб, але тільки у випадку, коли у запитах містяться необхідні для пошуку дані. В інших випадках ми пропонуємо самостійний пошук на нашому офіційному веб-сайті у розділі «Метрика» або у читальних залах Державного архіву.

Ирина Сорокина