Терміни зміняться: в Україні готують важливе рішення по паперових трудових книжках

В Україні пропонують переглянути строки переходу на електронний облік трудової діяльності та відтермінувати обов’язкове оцифрування паперових трудових книжок. Поки офіційно оцифрування триватиме до 10 червня 2026 року.

Петиція щодо продовження терміну з’явилася на урядовому порталі. У ній пропонується змінити терміни, встановлені Законом №1217-IX, який регулює переведення даних про трудову діяльність працівників в електронний формат.

Ініціатива передбачає продовження перехідного періоду на весь час дії воєнного стану, а також ще на пів року після його завершення.

Як зазначає автор петиції, на практиці процес подання сканованих документів супроводжується труднощами. Зокрема, йдеться про недоліки роботи електронних сервісів Пенсійного фонду та недостатню поінформованість користувачів щодо правил подання документів. Через це багато громадян стикаються з проблемами під час завантаження нових файлів, якщо попередні ще перебувають на перевірці.

Окремо автор звертає увагу на те, що Пенсійний фонд не завжди встигає опрацьовувати отримані матеріали в установлені строки.

Крім того, частина працівників нині перебуває за межами України та не може особисто надати трудові книжки для сканування.

Ще однією причиною для продовження перехідного періоду називають необхідність виправлення записів у трудових книжках. Багато роботодавців та працівників змушені уточнювати відомості, додавати пропущені записи або виправляти печатки, щоб уникнути можливих зауважень під час перевірки документів Пенсійним фондом.

Як оцифрувати трудову книжку

Ще у 2021 році в Україні встановили п'ятирічний перехідний період (саме до 10 червня 2026 року), щоб внести до реєстру застрахованих осіб відсутні відомості про трудову діяльність. Після цієї дати паперова трудова книжка остаточно перестає бути основним документом для обліку, а пріоритет надається електронним даним.

Чому відомості про роботу можуть бути відсутніми?

Річ у тім, що трудовий стаж, який людина отримала до 1 січня 2004 року, підтверджується записами в паперовій трудовій книжці.

У 2004 році в Україні фактично змінилася система обліку пенсійних прав – набув чинності Закон "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування". Відтоді для призначення пенсії почав враховуватися не лише факт роботи, а й сплата страхових внесків. Роботодавці стали подавати до ПФУ персоніфіковану звітність щодо кожного працівника, і ці дані почали накопичуватися в електронному реєстрі.

Тож стаж, набутий після з 2004 року, вже зберігається в електронному реєстрі на основі звітності роботодавців, тому додатково оцифровувати його не потрібно.

Тобто, тим, хто почав свою трудову діяльність після 2024 року, оцифровувати трудову книжку не потрібно.

Для чого потрібно оцифровувати трудові книжки?

У Пенсійному фонді пояснили, що оцифрувати трудові книжки потрібно для того, щоб пенсія людині призначалась автоматично, за даними реєстру.

"Нам треба мати інформацію про її трудові відносини, яка потім перетікає в інформацію про страховий стаж. Відповідно, настане той момент, коли ПФУ зможе практично по всім людям використовувати інформацію з реєстрів для автоматичного призначення пенсії", – зазначив заступник голови правління Пенсійного фонду України Олександр Малецький.

Що треба зробити роботодавцям?

До 10 червня роботодавець, який зберігає трудові книжки працівників (прийнятих до початку перехідного періоду), повинен відсканувати їх та надіслати до Пенсійного фонду через електронний кабінет.

Після оцифрування роботодавець має під підпис видати трудову книжку працівнику на руки.

Що робити, якщо трудова книжка вже на руках?

Якщо книжку не відсканував роботодавець (або якщо його просто нема), зробити це можна і самостійно – через особистий кабінет на порталі електронних послуг або особисто в ПФУ.

Як подати сканкопію онлайн?

Для початку треба відсканувати оригінали документів у кольоровому форматі. Потрібно мати чіткі зображення повних сторінок та складу тексту, його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім'я та по батькові власника.

Всі копії потрібно зберегти у форматах JPG або PDF, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ.

Як подати сканкопії трудової книжки:

1. авторизуватися на сайті ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або "Дія.Підпису";
2. у розділі "Комунікації з ПФУ" обрати вкладку "Відомості про трудові відносини";
3. заповнити загальну інформацію (ПІБ, паспортні дані, тощо) та надати згоду на передачу та обробку персональних даних;
4. завантажити сканкопії трудової книжки та натиснути кнопку "Підписати та відправити в ПФУ".

Статус заяви можна перевірити в розділі "Мої звернення".

У ПФУ пояснили, що крім трудової книжки, для підтвердження певних періодів стажу можна завантажити скановані копії: військового квитка; диплома про очне навчання (разом із додатком); свідоцтва про народження дитини (для жінок).

У разі зміни прізвища, імені, по батькові потрібно також додати відповідні документи, що це підтверджують (наприклад, свідоцтво про шлюб).

Що буде, якщо не оцифрувати книжку до 10 червня?

У Пенсійному фонді повідомили, що після 10 червня 2026 року оцифрувати трудову книжку буде можливо й надалі. Однак відкладати це не радять: якщо паперовий документ буде втрачений або пошкоджений, підтвердження стажу до 2004 року вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення.

Водночас у ПФУ також наголосили, що якщо не вкластися в терміни, штрафів, санкцій чи згорання стажу не буде.

Скільки трудових книжок вже оцифрували?

Станом на 2 червня, вже оцифровані понад 10 мільйонів паперових трудових книжок. За оцінками ПФУ, залишилось ще близько 1,5 мільйона.

Нагадаємо:

За даними ПФУ на квітень 2026 року, в Україні майже кожен четвертий пенсіонер досі отримує близько 3,5 тисяч гривень на місяць.

Джерело